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Zeitmanagement: Methoden, Tools und Tipps

Vor Ihnen liegt ein wachsender Berg an Aufgaben und Sie haben das Gefühl, nichts fertig zu bekommen. Außerdem sorgen ständige Unterbrechungen dafür, dass Sie nur noch reagieren, statt zu agieren? Dann lohnt es sich, das eigene Zeitmanagement zu verbessern. 

Erfahren Sie, welche Methoden es gibt, um Ihre Zeit besser zu nutzen, sowohl im Job als auch privat.

1. Zeitmanagement Definition: Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement heißt nicht, noch mehr Arbeit in weniger Zeit zu schaffen. Vielmehr geht es darum, Ihre Zeit so zu nutzen, dass Sie Ihren Zielen näherkommen.

Eine gute Selbstorganisation hilft dabei, sich und seinen Alltag besser zu strukturieren. Die Basis jedes erfolgreichen Selbstmanagements ist das richtige Zeitmanagement.

Aber was heißt das genau? Die Zeit läuft doch für jede und jeden genau gleich ab, oder etwa nicht?

Wir alle gehen mit der uns verfügbaren Zeit anders um. Der Begriff „Zeitmanagement“ meint deshalb erst einmal nur den Umgang mit der verfügbaren Zeit im Allgemeinen. Das heißt, jeder von uns betreibt Zeitmanagement – ob bewusst oder unbewusst.

In Seminaren, Workshops und Vorträgen über Zeitmanagement geht es darum, die Zeiteinteilung zu verbessern. Dabei werden verschiedene Methoden vorgestellt, um Aufgaben und Termine effizient innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erledigen.

Denn: Was für den einen die richtige Zeitmanagement-Methode sein kann, muss es für den anderen nicht sein.

Deshalb ist es wichtig, verschiedene Methoden kennenzulernen und die richtige Strategie für sich selbst zu finden.



​​​​​​​Quelle: https://karrierebibel.de/zeitmanagement

2. Warum ist ein gutes Zeitmanagement wichtig?

​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Das Ziel eines guten Zeitmanagements ist nicht, mehr Aufgaben im Job zu erledigen oder zuhause mehr Wäsche und Geschirr zu waschen. Es geht um eine Entlastung in allen Lebenslagen und damit auch darum, mehr Zeit für sich selbst zu finden.

Zeitmanagement-Methoden erhöhen die Produktivität, zeigen aber auch Wege auf, wie man besser priorisiert und so genannte Zeitfresser entlarvt.

Vorteile eines optimierten Zeitmanagements:

  • Mehr Effizienz und Produktivität im beruflichen und privaten Alltag.
  • Weniger Stress durch Priorisierung und Reduzierung der To-do´s.
  • Mehr Lebensqualität durch „agieren statt reagieren“.
  • Weniger Prokrastination dank Eliminieren von Störfaktoren.
  • Schnell Entscheidungen treffen und Ziele erreichen durch mehr Überblick

3. Was macht ein gutes Zeitmanagement aus?

Um eine gute Zeitplanung zu haben, muss man sich selbst gut kennen. Wie schon erwähnt: Nicht jede Methode passt zu jeder Person oder Persönlichkeit.

3.1. Selbsttest: Welcher Zeittyp bin ich?

Arbeiten Sie lieber strukturiert oder brauchen Sie Chaos, um produktiv zu sein? Der Zeittypen-Test hilft Ihnen, Ihren Typ zu bestimmen und Ihre Zeit optimal zu organisieren.

Zeittypen-Test

3.2. Selbsttest: Was sind meine Stressverstärker?

Unsere Gedanken haben Einfluss auf unser Zeitmanagement. Eigene Erwartungen und Vorstellungen von uns selbst oder wie etwas sein sollte, können uns Zeit kosten und eine stressige Situation weiter verschärfen.
Mit diesem Test erfahren Sie, welche Stressverstärker bei Ihnen besonders stark ausgeprägt sind.

Test: Meine Stressverstärker

3.3. Zeitdiebe erkennen

Erkennen Sie Ihre Zeitdiebe! Solche Selbsttests helfen Ihnen zu erkennen, was Sie für ein verbessertes Zeitmanagement benötigen. Fehlt es Ihnen an Struktur und deswegen auch an Überblick? Oder überfordert es Sie, wenn spontan eine Aufgabe hereinkommt, die nicht in Ihren Tagesplan passt?

Zeitdiebe erkennen

4. Sieben Zeitmanagement-Methoden – für jeden Typ

ALPEN-Methode, Salamitaktik, ABC-Analyse, Eisenhower-Prinzip, Pomodoro-Technik, Not-to-do-To-Liste: Lernen Sie die wichtigsten 7 Zeitmanagement-Methoden kennen.

Probieren Sie die Methoden aus und noch wichtiger: Finden Sie die Methode, die zu Ihnen passt!

"Das richtige Zeitmanagement erkennt man daran, dass „der einzelne Mensch (…) im Mittelpunkt (steht), nicht die Methode. Jede:r Teilnehmer:in nimmt aus einem breiten Portfolio an Zeit- und Selbstmanagement-Tools das mit, was zu seinem/ihrem persönlichen Arbeitsstil und seinem Leben passt."

Darina Doubravova, zertifizierte Business-Trainerin & Coach für Selbst- und Zeitmanagement, pme Familienservice

4.1. ALPEN-Methode – den Tagesablauf strukturieren


 

Die ALPEN-Methode steht für fünf Begriffe aus dem Zeitmanagement und hat nichts mit dem gleichnnamigen Gebirge am Hut. Ziel der Methode ist, den Tagesablauf unter Einbezug von Zeitpuffern bestmöglich zu strukturieren und zu priorisieren. Die fünf Buchstaben sind ein Akronym für die 5 Schritte der Methode.

Folgende Schritte sind bei der ALPEN-Methode zu durchlaufen:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrollieren

1. Aufgaben aufschreiben

Dieser erste Schritt gleicht der Anfertigung der klassischen To-do-Liste. Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Welche Meetings stehen heute auf dem Programm? Listen Sie alle Aktivitäten auf, die am Tage anstehen.

2. Länge einschätzen

Im zweiten Schritt ergänzen Sie den erwarteten Zeitaufwand der anstehenden Aufgaben. So bekommen Sie einen Überblick darüber, ob Sie das Pensum überhaupt an einem Tag schaffen können. Bleiben Sie unbedingt realistisch. Und setzen Sie Deadlines mit konkreten Zeitangaben, das steigert die Effizienz enorm.

3. Pufferzeit einplanen

Nun überdenken Sie die bislang aufgelisteten Aufgaben mit Zeitangaben nochmals und planen Sie Pufferzeiten ein. Denn in der Regel kommen jeden Tag unerwartete Zwischenfälle und Verzögerungen dazu. Dabei sollten Sie maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen, 40 Prozent sind Puffer.

4. Entscheidungen treffen

Dieser Schritt ist der wichtigste. Hier müssen Sie die Prioritäten der einzelnen Aufgaben festlegen. Welche Aufgabe ist wichtig, welche kann ich aufschieben? Was unwichtig und nicht dringend ist, streichen Sie von Ihrem Tagesplan. Was dringend, aber nicht so wichtig ist, können Sie vielleicht delegieren. Alles andere nehmen Sie auf jeden Fall heute in Angriff.

5. Nachkontrollieren

Am Ende des Tages wird Bilanz gezogen. Habe ich alles auf meiner Liste geschafft? Haben die eingeplanten Puffer gereicht? War die Zeitplanung realistisch?

Resignieren Sie bitte nicht, wenn bei der ersten Nachkontrolle der Tagesplan nicht umsetzbar war. Die ALPEN-Methode sollte über eine längere Zeit angewendet werden. So können Sie Ihre Tagespläne optimieren und sich wiederholende Zeitfresser eliminieren.

4.2. ABC-Analyse – besser Entscheidungen treffen

Bei der ABC-Methode werden alle anstehenden Aufgaben in drei Kategorien eingeteilt. Diese Kategorien entscheiden über die Wichtigkeit der Aufgabe.

Diese Methode hilft vor allem dabei, Entscheidungen zu treffen.

Kategorie A ist sehr wichtig,
Kategorie B ist weniger wichtig,
Kategorie C ist kaum wichtig.

Überlegen Sie sich auch, wie Sie mit den Aufgaben der jeweiligen Kategorie umgehen möchten. Was auf Kategorie C steht, wird eventuell nie erledigt, weil immer wieder wichtigeres reinkommt. Hier empfiehlt es sich, immer wieder Rücksprache zu halten, um eventuell unnötige Aufgaben zu eliminieren.

4.3. Pomodoro-Technik – für alle, die gerne prokrastinieren


 

Bei dieser Zeitmanagement-Methode wird die Arbeitszeit in kleine Intervalle und feste Pausen eingeteilt. Die Pomodoro-Technik wurde von Francesco Cirillo entwickelt. Er benutzte eine Tomaten-Küchenuhr, um seine Intervalle zu kontrollieren.

Diese Taktik eignet sich besonders für Menschen, die gerne prokrastinieren oder vergessen, Pausen einzulegen.

Tipp für die Pomodori-Methode

Wer leicht abgelenkt wird, sollte das Handy nicht als Uhr benutzen. Stattdessen ist es besser, die Küchenuhr oder den Wecker zu verwenden.

 

Folgende Schritte sind zu durchlaufen, um den Arbeitstag effektiver zu gestalten:

1. Wählen Sie eine (!) Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten. Formulieren Sie Ihr Arbeitsziel schriftlich. Notieren Sie sich, welche Schritte es braucht, um die Aufgabe zum Ende zu bringen.

2. Beginnen Sie Ihre Aufgabe mit einem 25-minütigen ersten Arbeitsabschnitt, dem ersten „pomodoro“.

3. Nach den ersten 25 Minuten machen Sie 5 Minuten Pause. Stellen Sie sich auch hierfür einen Wecker/eine Uhr. Holen Sie sich etwas zu trinken, bewegen Sie sich kurz, tun Sie das, was Sie sich die letzten 25 Minuten verkniffen haben.

4. Arbeiten Sie weitere 25 Minuten an Ihrer Aufgabe. Absolvieren Sie insgesamt vier 25-minütige Arbeitsintervalle.

​​5. Nach dem vierten „pomodoro“ legen Sie eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten ein.

6. Beginnen Sie die Methode von vorne.

4.4. Salamitaktik - für große Projekte, scheinbar ohne Ende

Der Begriff Salamitaktik beschreibt bildlich die Herangehensweise an eine Aufgabe: Statt alles auf einen Schlag in Angriff zu nehmen, unterteilt man die Aufgabe in mehrere kleine Abschnitte. So wie man eben auch eine Salami essen würde: Man schneidet Scheibe für Scheibe ab.

Der Vorteil der Salamitaktik ist, dass man sich leichter motivieren kann, weil die Aufgabe klein und überschaubar ist. In relativ kurzer Zeit bekommen Sie einen Teilschritt erledigt und haben somit schneller ein Erfolgserlebnis. Stress wird dadurch reduziert, und es fällt Ihnen leichter, sich der nächsten Teilaufgabe zu widmen und durchzuhalten.

Diese Methode eignet sich vor allem für große Projekte, die scheinbar keinen Anfang und kein Ende finden.

Mit folgenden Schritten können Sie die Salamitaktik für ein Projekt anwenden:

  • Formulieren Sie die Aufgabenstellung schriftlich.
  • Zerlegen Sie die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben.
  • Priorisieren Sie die Teilaufgaben und terminieren Sie diese.
  • Werden Sie aktiv und erledigen Sie die Aufgaben.
  • Kontrollieren Sie jedes Ergebnis und optimieren Sie gegebenenfalls Ihre Planung.

4.5. Die Not-to-do-Liste – unnötige Zeitfresser eliminieren

Die bekannteste Methode, Aufgaben zu gliedern, ist die To-do-Liste. Manchmal ist es schwierig, einen Überblick und eine Struktur zu haben, weil die To Do's endlos erscheinen. Was dann bleibt, ist das Gefühl, einen großen Berg an Aufgaben vor sich zu haben.

Die Methode der „Not-to-Do-Liste“ geht daher ganz anders an die Sache heran.

1. Notieren Sie sich alle Dinge, die man während der Arbeit nicht machen sollte. Damit gemeint sind unnötige Zeitfresser, die Sie aufhalten und dafür sorgen, dass der Tag doch nicht so produktiv ist, wie Sie sich das vorgenommen haben.

2. Am besten entfaltet die Not-to-do-Liste ihre Wirkung, wenn sie gut sichtbar am Arbeitsplatz aufgehängt wird.

Die Methode hat folgende Vorteile:

  • Zeitfresser werden identifiziert und eliminiert.
  • Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche werden klarer voneinander abgegrenzt.
  • Der Fokus wird auf die wesentlichen Dinge gelenkt.
  • Wichtiges und Unwichtiges werden unterschieden.

Sie werden sehen, dass ein Arbeitstag viel effizienter und zufriedenstellender wird, wenn die unnötigen Dinge rausfallen!

4.6. Das Eisenhower-Prinzip – unwichtige Aufgaben abgeben​​​​​​​

Das Eisenhower-Prinzip hilft, wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben zu trennen.

Bei dieser Methode teilen Sie Aufgaben in 4 Bereiche ein, und zwar in Aufgaben, die Sie:

1. Zuerst erledigen (dringend und wichtig),

2. Aufgaben, die Sie auf später verschieben (wichtig, aber nicht dringend),

3. Aufgaben, die Sie delegieren (dringend, aber nicht wichtig), und

4. Aufgaben, die Sie verwerfen (nicht dringend, nicht wichtig).

Wichtige Aufgaben gilt es sofort zu erledigen, unwichtige Aufgaben zu delegieren oder zu eliminieren.

Das bedeutet, Sie müssen Ihre Aufgaben selbst planen und strukturieren können - und verstehen, welche Aufgaben z.B. sehr wichtig sind für Ihre Chefin.

Die Anwendung dieser Methode setzt allerdings voraus, dass Sie Ihre Aufgaben selbst planen und strukturieren und Aufgaben delegieren können.

4.7. Pareto Prinzip

Das Pareto Prinzip – auch 80/20 Regel genannt – geht davon aus, dass 80 Prozent des Ergebnisses bereits mit nur 20 Prozent Arbeitsaufwand erreicht werden. Die restlichen 20 Prozent zum finalen Ergebnis erfordern jedoch 80 Prozent des Aufwands.

Das Verständnis dieses Prinzips vereinfacht die Aufgaben. Es hilft, sich auf das Wichtige zu konzentrieren und nicht an Kleinigkeiten hängen zu bleiben.

Um aus dieser Methode das größte Potenzial zu holen, sollten Sie herausfinden, welche Ihrer Aufgaben die wichtigsten für Ihr Unternehmen bzw. Ihr Team sind, und sich auf diese Aufgabe konzentrieren (80 Prozent). Aufgaben, die eine weniger große Wirkung haben, sollten Sie weniger Zeit widmen (20 Prozent).

Die Methode will nicht alles mit nur 20 Prozent Aufwand erledigen. Stattdessen geht es darum, Zeit und Mühe in wichtige Aspekte und Projekte zu investieren.

4.8. Weitere Zeitmanagement Methoden

Die Liste der Methoden für ein erfolgreiches Zeitmanagement ließe sich ins beinahe Unendliche fortführen.

Weitere Zeitmanagement-Methoden sind:

  • Personal Kanban
  • Eat-the-Frog-Methode
  • Getting Things Done (GTD) Methode
  • Zeitflussanalyse

5. Zeitmanagement-Tools: Keep it simple!

Das Angebot an Zeitmanagement-Tools ist groß. Von komplexen und kostenpflichtigen Projektmanagement-Tools bis hin zu einfachen gratis To-Do-Listen ist alles vertreten. Suchen Sie online danach, werden Sie schnell fündig.

Sind Sie auf der Suche nach einem passenden Tool für Ihr eigenes Selbstmanagement, beginnen Sie erstmal mit Stift und Papier. Sie können leicht eine passende Methode für Zeitmanagement finden. Sie müssen sich nicht in komplizierten technischen Tools verlieren. Achten Sie darauf, dass diese Tools keine Zeitfresser sind.

Suchen Sie ein Tool, um sich und Ihr Team zu organisieren? Dann nutzen Sie ein digitales Programm für die tägliche Arbeit oder einzelne Projekte. Aber auch hier gilt: Keep it simple!

Legen Sie im Team wenige aber wichtige Regeln fest, wie Aufgaben im jeweiligen Tool gepflegt und dokumentiert werden. Wenn das Tool oder die Arbeit darin zu kompliziert ist, denken Sie über eine andere Möglichkeit nach.

6. Zeitmanagement: Tipps für den Alltag (abseits von Arbeit)


 

Egal welche Methode oder welches Tool Sie am Ende nutzen, es muss zu Ihnen passen!

Beschäftigen Sie sich nicht lange mit Theorien darüber, wie Sie möglichst effizient werden. Wichtig ist, dass Sie ins Tun kommen! Sie müssen die Methoden nicht genau so umsetzen. Probieren Sie verschiedene aus und nehmen Sie das Beste für sich mit.

Egal ob beruflich oder privat, so finden Sie die für sich richtige Methode für ein effizientes Zeitmanagement:

1. Schreiben Sie Ihre Aufgaben auf: Egal ob analog oder digital, ob einzelne Zettel oder Liste.

2. Priorisieren, delegieren, streichen: Spielen Sie auch hier mit verschiedenen Möglichkeiten, wie Aufgaben sortiert werden können.

3. Finger weg von Multitasking: Kein Gehirn ist in der Lage, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun. Machen Sie es sich nicht unnötig kompliziert, sondern bleiben Sie fokussiert.

4. Machen Sie sich keinen Druck: Beim Ausprobieren gibt es immer mal Rückschritte, lassen Sie sich nicht davon demotivieren. Hier müssen Sie sich Zeit geben, um Routinen zu entwickeln.

5. Vergessen Sie Ihre Pausen nicht: Das Ziel ist nicht, 24/7 effizient zu sein. Am Ende ist Zeitmanagement dafür da, um für Entlastung und gegen Überforderung zu sorgen – das heißt vor allem, dem Körper ausreichend Pausen zu geben, um überhaupt ins Doing zu kommen.

7. Podast: Zeitmanagement: Mehr Zeit für mich

Cordula Nussbaum ist Buchautorin und Zeitmanagement-Expertin. Im Podcast erklärt sie, wie man sich vor Zeitverschwendern schützen kann. Außerdem gibt sie Tipps, wie man sich um die wichtigen Dinge und Menschen kümmern kann.

Podcast: Mehr Zeit für mich

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