Zeitmanagement – 5 Methoden für ein besseres Selbstmanagement

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Zeitmanagement – 5 Methoden

09.09.2021
Sabrina Ludwig
619

Viele Menschen sind am Ende des Tages oft frustriert. Man hat sich viel vorgenommen, doch nur einen Bruchteil seiner Vorhaben geschafft. Irgendwie scheint ein unsichtbarer Zeitfresser unterwegs zu sein, der die Tagesplanung völlig aus dem Gleichgewicht bringt.

Das Thema Zeitmanagement ist deshalb für die meisten Erwerbstätigen von großer Bedeutung. Es gibt mittlerweile eine Vielzahl an Methoden, die helfen können, die Zeit, die man zur Verfügung hat, möglichst effektiv zu nutzen.

Wir stellen Ihnen fünf dieser Zeitmanagement-Methoden vor:

Die Salamitaktik

Der Begriff Salamitaktik beschreibt bildlich die Herangehensweise an eine Aufgabe: Statt alles auf einen Schlag in Angriff zu nehmen, unterteilt man die Aufgabe in mehrere kleine Abschnitte. So wie man eben auch eine Salami essen würde: Man schneidet Scheibe für Scheibe ab. 

Der Vorteil der Salamitaktik ist, dass man sich leichter motivieren kann, wenn die Aufgabe klein und überschaubar ist. In relativ kurzer Zeit bekommt man einen Teilschritt erledigt und hat somit schon ein Erfolgserlebnis. Stress wird dadurch reduziert, und es fällt einem leichter, sich der nächsten Teilaufgabe zu widmen und durchzuhalten.
Mit folgenden Schritten können Sie die Salamitaktik für ein Projekt anwenden:
 
  • Formulieren Sie die Aufgabenstellung schriftlich.
  • Zerlegen Sie die Gesamtaufgabe in Teilaufgaben.
  • Priorisieren Sie die Teilaufgaben und terminieren Sie diese.
  • Werden Sie aktiv und erledigen Sie die Aufgaben.
  • Kontrollieren Sie jedes Ergebnis und optimieren Sie gegebenenfalls Ihre Planung.
 

Die Pomodoro-Technik

Eine der Salamitaktik verwandte Zeitmanagement-Methode ist die Pomodoro-Technik, entwickelt von Francesco Cirillo, bei der Sie Ihre Arbeitszeit in feste Intervalle unterteilen.
 
Folgende Schritte sind zu durchlaufen, um den Arbeitstag effektiver zu gestalten:
 
  1. Formulieren Sie Ihr Arbeitsziel schriftlich.
  2. Beginnen Sie Ihre Aufgabe mit einem 25-minütigen ersten Arbeitsabschnitt, dem ersten „pomodoro“.
  3. Nach den ersten 25 Minuten machen Sie 5 Minuten Pause.
  4. Arbeiten Sie weitere 25 Minuten an Ihrer Aufgabe. Absolvieren Sie insgesamt vier 25-minütige Arbeitsintervalle.
  5. Nach dem vierten „pomodoro“ legen Sie eine längere Pause von 15 bis 20 Minuten ein.
  6. Beginnen Sie die Methode von vorne.
 
Zum Timen der einzelnen Arbeitsintervalle hat Erfinder Francesco Cirillo eine einfache Küchenuhr in Gestalt einer Tomate (italienisch: pomodoro)  verwendet. Zeitmanagement-Experten raten, diese Technik wirklich mit einer mechanischen Küchenuhr durchzuführen. Durch den Verzicht auf technische Timer wie Handy etc. ist man nicht unnötig abgelenkt. Und das eindringliche Läuten der Küchenuhr macht das Ende einer Etappe deutlich hörbar.
 

Die Not-to-do-Liste

Eine der beliebtesten Maßnahmen, um seine Aufgaben zu erledigen, ist die Erstellung einer To-do-Liste. Grundsätzlich ist das keine schlechte Idee, aber oft gehen diese Listen ins Unendliche, und es fehlt eine wirkliche Priorisierung der Aufgaben. Eine andere Idee ist, eine sogenannte „Not-to-do-Liste“ anzufertigen. Diese Zeitmanagement-Methode funktioniert wie folgt:
 
Notieren Sie sich alle Dinge, die man während der Arbeit nicht machen sollte. Damit gemeint sind unnötige Zeitfresser, die einen aufhalten und dafür sorgen, dass der Tag doch nicht so produktiv ist, wie man sich das vorgenommen hat.
 
Tipp: Am besten entfaltet die Not-to-do-Liste ihre Wirkung, wenn sie gut sichtbar am Arbeitsplatz aufgehängt wird.
 
Die Methode hat folgende Vorteile:
 
  • Zeitfresser werden identifiziert und eliminiert.
  • Aufgaben- und Zuständigkeitsbereiche werden klarer voneinander abgegrenzt.
  • Der Fokus wird auf die wesentlichen Dinge gelenkt.
  • Wichtiges und Unwichtiges werden unterschieden.
 
Sie werden sehen, dass ein Arbeitstag viel effizienter und zufriedenstellender wird, wenn die unnötigen Dinge rausfallen!
 

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode hat nichts mit dem Gebirge zu tun, sondern ist ein Akronym und steht für fünf Begriffe aus dem Zeitmanagement. Ziel der Methode ist, den Tagesablauf unter Einbezug von Zeitpuffern bestmöglich zu strukturieren und zu priorisieren. 
 
Folgende Schritte sind bei der ALPEN-Methode zu durchlaufen:
Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen
Entscheidungen treffen
Nachkontrollieren
 

1. Aufgaben aufschreiben

Dieser erste Schritt gleicht der Anfertigung der klassischen To-do-Liste. Welche Aufgaben müssen erledigt werden? Welche Meetings stehen heute auf dem Programm? Listen Sie alle Aktivitäten auf, die am Tage anstehen. 
 

2. Länge einschätzen 

Im zweiten Schritt ergänzen Sie den erwarteten Zeitaufwand der anstehenden Aufgaben. So bekommen Sie einen Überblick darüber, ob Sie das Pensum überhaupt an einem Tag schaffen können. Bleiben Sie unbedingt realistisch. Und setzen Sie Deadlines mit konkreten Zeitangaben, das steigert die Effizienz enorm.
 

3. Pufferzeit einplanen

Nun überdenken Sie die bislang aufgelisteten Aufgaben mit Zeitangaben nochmals und planen Sie Pufferzeiten ein. Denn in der Regel kommen jeden Tag unerwartete Zwischenfälle und Verzögerungen dazu. Dabei sollten Sie maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen, 40 Prozent sind Puffer.
 

4. Entscheidungen treffen

Dieser Schritt ist der wichtigste. Hier müssen Sie die Prioritäten der einzelnen Aufgaben festlegen. Welche Aufgabe ist wichtig, welche kann ich aufschieben? Was unwichtig und nicht dringend ist, streichen Sie von Ihrem Tagesplan. Was dringend, aber nicht so wichtig ist, können Sie vielleicht delegieren. Alles andere nehmen Sie auf jeden Fall heute in Angriff.
 

5. Nachkontrollieren

Am Ende des Tages wird Bilanz gezogen. Habe ich alles auf meiner Liste geschafft? Haben die eingeplanten Puffer gereicht? War die Zeitplanung realistisch?
Resignieren Sie bitte nicht, wenn bei der ersten Nachkontrolle der Tagesplan nicht umsetzbar war. Die ALPEN-Methode sollte über eine längere Zeit angewendet werden. So können Sie Ihre Tagespläne optimieren und sich wiederholende  Zeitfresser eliminieren.
 
 
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