Best Practice: Wie Innovationen trotz Mobile Office funktionieren

0800 801007080
0800 801007080

Mo-Fr 8:00-20:00 Uhr

Nachricht
Nachricht

Schreiben Sie uns!

Terminanfrage
Terminanfrage

Vereinbaren Sie einen Telefontermin mit uns.

Zurück

Best Practice Wie Innovationen trotz Mobile Office funktionieren

09.04.2021
Josephin Hartmann
1038

Es könnte der Eindruck entstehen, dass Innovationen im Jahr 2020 nur schwer umzusetzen waren, da die Pandemie die mentale Gesundheit der Beschäftigten belastet und die Inspiration – isoliert am heimischen Arbeitsplatz – fehlt. Doch sind es nicht gerade Krisenzeiten, die Menschen erfinderisch machen? Unsere Geschäftskunden berichten über das Krisenjahr und inwieweit kreative Prozesse im Mobile Office umsetzbar waren.

Freier Kopf für neue Ideen mitten in der Krise?

Die Corona-Pandemie belastet viele Beschäftigte. Entweder bangen sie um ihren Arbeitsplatz, sitzen allein am heimischen Computer oder leiden unter der Doppelbelastung mit paralleler Kinderbetreuung. Auch Führungskräfte stehen vor neuen Herausforderungen. Ihre Teammitglieder auf Distanz zu führen, Sorgen rechtzeitig zu erkennen und die Motivation hoch zu halten ist keine leichte Aufgabe.

Doch wie bleiben Teams in der Krise kreativ und finden trotz der Distanz Inspiration? Wie haben Unternehmen den Wechsel von der Nähe im Büro zur virtuellen Präsenz gemeistert, und welche Herausforderungen gab es in der Teamkommunikation? Der pme Familienservice hat unter seinen Geschäftskunden nachgefragt und spannende Einblicke erhalten. Auch Martina Mann, Leiterin des „Think Tank“ beim pme Familienservice, schildert ihre Sicht.

 

Keine Probleme bei der Umstellung auf Distanzarbeit

Oliver Bartelt, Global Head of Corporate Communications bei DMK Deutsches Milchkontor GmbH in Bremen, erinnert sich positiv an die Umstellung auf Distanzarbeit vor einem Jahr: „Viele der Maßnahmen, die wir im Frühjahr 2020 eingeführt haben, greifen auch aktuell weiter und sind bereits ‚gelernt‘. Dazu gehört auch die vorrangige Nutzung der Arbeit von zu Hause über alle Standorte hinweg. Wir haben diese Möglichkeit innerhalb kürzester Zeit für unsere Mitarbeiter:innen mit Büroarbeitsplätzen umgesetzt. Seit März 2020 arbeiten so durchgehend über 80 % dieser Mitarbeiter:innen, die nicht zwingend einen ‚Vor-Ort-Arbeitsplatz‘ benötigen, aus dem Home Office. (…) Die Telefon- und vor allem Videokonferenzen haben wir inzwischen alle hervorragend in unseren Alltag integriert.“

Die Digitalexpertin Nicole Nebelung von der ERGO Group AG betont, dass der Ernstfall in der Vergangenheit erprobt wurde und somit ein reibungsloser Übergang möglich war: „Unsere Kolleg:innen aus der IT haben bereits im Vorfeld einen Testlauf gemacht. So sollte geprüft und sichergestellt werden, dass wir für den Ernstfall gut aufgestellt sind. Der Test basierte auf einer 40-Prozent-Auslastung, so konnte der Schalter sehr schnell umgelegt werden. Bei der hohen Anzahl an Mitarbeiter:innen, die nun mobil arbeiten, können wir sagen, dass die Plattformen stabil laufen. Zudem ist es ERGO innerhalb kürzester Zeit gelungen, Termine auf Video- oder Telefonkonferenzen umstellen und über 11.000 Kolleg:innen aus dem Innen- und Außendienst ins Home Office zu schicken.“

Auch die Siemens AG in München konnte positive Erfahrungen aus dem Mobile Office für die Umstellung nutzen. So berichtet Diversity Manager Michael Langhammer: „Wir konnten sehr schnell reagieren und haben alle Büroarbeitsplätze zu 100 Prozent ins Home Office übertragen. Die IT hat viel investiert, um das Ganze zu ermöglichen. Unser Vorteil war, dass wir bereits Erfahrungen mit der mobilen Arbeitsweise sammeln konnten. Vor der Krise bot Siemens den Kolleg:innen einen Tag in der Woche Mobile Office als ‚Mobile Work‘ an. Das hat bei uns gut funktioniert.“

 

Neue Strukturen in der Teamkommunikation

In der Forschung herrscht Einigkeit, dass in der Phase der Ideengenerierung im Innovationsprozess die Teammitglieder besonders stark voneinander abhängig sind und räumliche Nähe Innovationen erleichtert und beschleunigt. Doch wie verändert sich die kreative Zusammenarbeit, wenn Teamtreffen nur noch virtuell stattfinden? Unsere Geschäftskunden geben aufgrund ihrer Erfahrungen praktische Tipps.

 

Auf das richtige Kommunikations-Tool kommt es an

Nicole Nebelung: „Es gibt hierzu wissenschaftliche Untersuchungen, dass räumliche Nähe Innovation erleichtert und beschleunigt. Ich persönlich bin davon überzeugt, dass der Erfolg auch hier wieder stark von der Kommunikation abhängt. Um Ideen zu generieren und kreativ zusammenzuarbeiten, ist die Wahl der Kollaborations-Tools ausschlaggebend. So ist es meiner Meinung nach nicht erfolgversprechend, über Chat oder Mail zu kommunizieren, sondern via Videocalls zu kommunizieren. Für Unternehmen bedeutet das, sie müssen sich auf einen grundlegenden Kulturwandel einlassen. ERGO hat hier in den letzten Monaten erfolgreich agiert. Es braucht Vertrauen und Offenheit. Wir arbeiten in einem internationalen Umfeld, deshalb haben wir auch in der Vergangenheit schon im virtuellen Team gearbeitet.“

Michael Langhammer: „Mittlerweile gibt es auch virtuelle Workshops, wo man viel ausprobieren und die Präsenz vor Ort gut ersetzen kann. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass teilweise sogar mehr Kolleg:innen teilnehmen, wenn die Veranstaltungen digital stattfinden. Auch länderübergreifend vereinfacht der virtuelle Austausch die Zusammenarbeit. Dennoch glaube ich, dass ein Workshop vor Ort extrem wichtig ist, da wir nicht dauerhaft auf zwischenmenschliche Kontakte verzichten können.“

 

Regelmäßiger und offener Austausch als wichtige Voraussetzung

Michael Langhammer: „Die Herausforderung ist, dass man mit den Kolleg:innen in Kontakt bleibt. Wir hatten daher im Mobile Office auch jeden Tag ein kurzes Team-Meeting, da man sich nicht mehr so häufig im Büro sieht. Die unmittelbare Informationsweitergabe über den Schreibtisch hinweg gibt es dann nicht mehr. Teams sollten neue Wege finden, damit der agile Austausch bestehen bleibt und Ideen heranwachsen können.“

Nicole Nebelung: „Ohne Kommunikation läuft nichts! Eine klare, offene und ehrliche Kommunikation ist schon in Projekten mit Präsenz eine Herausforderung und erreicht virtuell nochmal eine ganz andere Dimension. Wenn dann statt des persönlichen Kontaktes und des täglichen Austausches in der Kaffeeküche nur ein Profilbild und ein paar geschriebene Worte auftauchen, muss man sich klare Regeln als Team geben. Abläufe und Strukturen müssen geklärt und für alle zugänglich sein. In einem virtuellen Team kann man dem Kollegen auf der anderen Seite des Schreibtischs nicht mal eben eine Frage zuwerfen. Neben einem festen Austausch im ganzen Team versuchen wir, uns regelmäßig ‚virtuelle Kaffeetermine‘ in den Kalender einzutragen.“

 

Freiräume für kreativen Austausch schaffen

Oliver Bartelt: „Eine der größten Herausforderungen, vor der viele Teams und Kolleg:innen stehen, ist die Organisation der eigenen Kalender. Nicht aufgepasst, reiht sich Videokonferenz an Videokonferenz, und man klickt sich von einem Termin in den nächsten. Selbst der frühere Weg von einem Meeting-Raum in den nächsten entfällt so.“

Martina Mann: „Wir haben uns bereits verschiedene Verhaltensweisen angewöhnt, dass man sich mit Kolleg:innen beispielweise zum Online-Teeküchentreff verabredet, um auch den informellen Austausch, der sonst im Büro stattfand, zu wahren. Auch das ist entscheidend für neue Impulse und Ideen. Wenn man im Büro arbeitet, hat man schneller den Anreiz, seine Gedanken mit Kolleg:innen bei einem Kaffee zu besprechen oder neue Eindrücke bei einem gemeinsamen Spaziergang zu gewinnen. Das funktioniert auch teilweise im Mobile Office, es muss nur etwas früher geplant werden.“

 

Der Arbeitsort ist entscheidend

Martina Mann: „Wenn man es genau nimmt, ist ein Büro kein Ort für Innovationen. Damit die Ideen sprudeln, brauchen wir die Analyse, die Inspirationen von außen und Intuition. Das geht genauso gut im Mobile Office. Doch auch da kommt es auf den richtigen Arbeitsplatz an. Nicht jeder Ort in den eigenen vier Wänden erweckt Kreativität. Wenn möglich, erlaubt mobiles Arbeiten auch einen Arbeitsplatz draußen in der Natur. Wichtig für die Ideengenerierung ist es, aus dem Büroalltag rauszukommen und gemeinsam – virtuell oder vor Ort – eine gute Zeit zu erleben. Dann entsteht ein ganz anderer Spirit.“

 

Best Practice: Trotz Mobile Office entstanden in der Krise viele Neuerungen

Der Lockdown im März 2020 drängte die Unternehmen zum schnellen Handeln. Bisherige Angebote erforderten neue digitale Konzepte, altbekannte Prozesse mussten über Nacht auf Distanz funktionieren. Wie ließen sich in dieser Phase neue Ideen virtuell verwirklichen, und was konnte konkret umgesetzt werden?  

Nicole Nebelung: „Hier gibt es einige Erfolge zu nennen. Konkret kann ich über ein Projekt berichten, das wir gemeinsam mit Kolleg:innen aus dem Fachbereich Schaden – dazu zählen z. B. verschiedene KFZ-Versicherungen oder Haftpflichtversicherungen – erfolgreich umgesetzt haben. Es ist uns hier trotz des Social Distancing gelungen, eine App an den Start zu bringen, die es unseren Schadenregulierern – das sind die Kolleg:innen, die als Bindeglied zwischen dem Versicherungsunternehmen und dem Versicherungsnehmer fungieren –ermöglicht, den Kunden im Schadenfall virtuell zu besuchen und den Schaden zu begutachten. So haben wir bei ERGO auch in den Zeiten der Krise sichergestellt, dass unseren Kundinnen und Kunden umgehend geholfen werden kann. Darüber hinaus haben wir beispielsweise mit unserem Know-how die Stadt Düsseldorf bei ihrer Corona-Hotline unterstützt. Diese beiden Beispiele stehen für zahlreiche Digitalprojekte, die wir national und international im Innovations- und Digital-Transformation-Team trotz der Krise erfolgreich umgesetzt haben.“

Katrin Weitz, Diversity Managerin bei der ERGO Group, ergänzt: „Neben dem Angebot von Home Office wurde eine erhöhte Flexibilität der Arbeitszeit ermöglicht, besonders in Verbindung mit Homeschooling. Gleichzeitig standen Gesundheitsangebote wie Resilienz, Yoga und Tipps für die Tage im Home Office zur Verfügung. Unsere ‚Connect Lunch‘-Präsenzversion wurde auf ‚Connect Coffee‘ virtuell ausgeweitet, so dass wir gerade in Zeiten von Social Distancing unsere Mitarbeiter:innen kontinuierlich unterstützen.“

Oliver Bartelt: „Aus meiner Sicht waren die zurückliegenden Monate ein Lehrstück über Teamgeist und Wir-Gefühl, über alle Unternehmensbereiche hinweg. Das macht mich stolz! Corona hat uns eindrücklich gezeigt, wie wichtig die Bereitschaft für Veränderung ist. Gerade die kommenden Generationen haben andere Ansprüche an ihren Arbeitsplatz, als das noch vor 15 Jahren der Fall war. Deshalb haben wir beispielsweise trotz der Pandemie unsere Ausbildungsstandards durchleuchtet und komplett überarbeitet. (…) Über den Generationenwechsel und die Verschiebung von Werten qualifizieren wir unsere Ausbilder jetzt aktiv für die neuen Anforderungen. Darüber hinaus arbeiten wir an verschiedenen individuell nutzbaren Modellen, um flexibles Arbeiten auch in einer Zeit nach Corona noch stärker nutzbar zu machen und die positiven Effekte der digitalen Kollaboration zu institutionalisieren.“

Martina Mann: „Mit der Online-Kinderbetreuung haben wir in kurzer Zeit Innovationsgeist bewiesen. Drei Wochen vor den Osterferien kam der erste Lockdown. Wir hatten die Not, dass wir wie immer die Ferienprogramme vor Ort geplant hatten. Es waren alle Betreuer:innen eingestellt, und die Kinder warteten darauf, dass wir mit ihnen was machen. Wir konnten sie nicht hängen lassen. Da unser Team persönlich nicht zusammenkommen durfte, waren Online-Meetings die einzige Möglichkeit. Es sollte wie ein reales Treffen gestaltet werden, mit interaktiven Mitmach-Angeboten und nicht wie eine Fernsehsendung. Daher organisierten wir insgesamt 93 virtuelle Gruppen mit jeweils 6 Kindern von 6 bis 12 Jahren und einer Betreuungsperson. Das alles haben wir bei pme im Mobile Office organisiert, aber nur mit guter technischer Ausstattung geschafft. Durch den schnellen Austausch über Videocalls und Cloud-Systeme konnten wir schnell und einfach zusammenarbeiten. Gepaart mit der effizienten Arbeitsweise im Mobile Office und der Not, nach neuen Lösungen zu suchen, haben wir Großes in kurzer Zeit bewirkt.“

 

Oliver Bartelt, Global Head of Corporate Communications bei DMK Deutsches Milchkontor GmbH in Bremen

 

 

 

Kathrin Weitz, Diversity Managerin bei ERGO Group AG in Düsseldorf

 

 

 

Nicole Nebelung, Digitalexpertin bei ERGO Group AG in Düsseldorf

 

 

 

Michael Langhammer, Diversity Manager bei Siemens AG in München

 

 

 

Martina Mann, Leiterin „Think Tank“ bei pme Familienservice in Frankfurt am Main

 

 

 

Das könnte Sie auch interessieren

Mobile Office als Innovationskiller? Wie virtuelle Teams kreativ bleiben

Back to Office: "Die alte Normalität gibt es nicht mehr"

Purpose als Motivationsmotor: Kurbeln Sie die Teamleistung an

 

pme Familienservice Gruppe – Ihr Work:Life-Pionier seit 1991

Im Auftrag von mehr als 900 Arbeitgebern unterstützt die pme Familienservice Gruppe Beschäftigte, Beruf und Privatleben gelingend zu vereinbaren und mit freiem Kopf arbeiten zu können.

Die pme Familienservice Gruppe steht Berufstätigen bei Krisen zur Seite, z.B. bei Konflikten am Arbeitsplatz, Sucht- oder Partnerschaftsproblemen. Mit einem Homecare-Eldercare-Service entlastet sie Berufstätige bei der Organisation und Finanzierung von Pflegedienstleistungen und bietet psychosoziale Unterstützung. Im Rahmen der pme Akademie werden Seminare, Workshops und Coachings zum Themenkomplex Personalführung und Personalentwicklung angeboten.

Mehr über die pme Familienservice Gruppe erfahren Sie hier.


THEMEN
SOCIAL MEDIA