Arbeit ohne Grenzen - Führen - pme Akademie
Zunächst ist die Unternehmenskultur entscheidend: Eine flexible Arbeitszeitgestaltung sollte in erster Linie den Mitarbeitern zugutekommen. Unternehmen sollten die Frage der Erreichbarkeit klären und in einer „Digitalen Agenda" schriftlich festhalten: Wie viel digitale Präsenz erwarten wir von unseren Mitarbeitern? Sollen Sie nach Feierabend erreichbar sein? In welchem Zeitraum muss eine E-Mail bearbeitet sein? Unternehmen sollten die Agenda jedes Jahr neu auf den Prüfstand stellen und sich mit Mitarbeitern und Betriebsrat dazu austauschen. Auch die Prozessketten im Arbeitsablauf sollten überdacht werden: Wie kommunizieren wir im Unternehmen, mit welchen Tools? Gibt es Kommunikationsabläufe, die optimiert werden können? Jedes Reglement ist jedoch nur so gut, wie es gelebt wird. Führungskräfte sollten deshalb Vorbild und Kommunikator im Umgang mit Zeit sein und ihren Mitarbeitern erzählen, wie sie zum Beispiel ihre Kinder von der Kita abholen und abends im Home Office die restlichen Aufgaben erledigen.
„Stille Zeiten" etablieren: Sprechzeiten und Home-Office-Tage ermöglichen
Neben Zeitdruck sind Arbeitsunterbrechungen, sei es durch das Telefon, den Chat oder einen Kollegen, als wesentliche Ursache für Stress zu sehen. Entlasten können Vorgesetzte ihre Mitarbeiter, indem sie störungsfreie Zeiten etablieren – zum Beispiel Sprechzeiten einführen, Home-Office-Tage ermöglichen oder Mitarbeitern feste Tage einräumen, in denen sie sich auf eine Aufgabe oder ein Projekt konzentrieren können und hierfür sogar ihre E-Mail-Abwesenheitsnotiz oder den Anrufbeantworter aktivieren dürfen.
Zeitfresser vermeiden: die Not-to-do-Liste
Aufgaben mit hoher Priorität werden gerne in eine To-do-Liste eingetragen. Tätigkeiten jedoch, die von wichtigen Aufgaben abhalten und viel Zeit in Anspruch nehmen – wie das sofortige Lesen von eingehenden E-Mails –, werden schnell übersehen. Die Folge ist Frust, weil die ständige Unterbrechung dazu führt, dass man schnell vergisst, was eigentlich zu erledigen war, und wichtige Aufgaben liegen bleiben. Die Not-to-do-Liste ist eine Methode, um unnötige „Zeitfresser" zu eliminieren. Vorgesetzte sollten gemeinsam mit ihrem Team entscheiden, welche Aufgaben und Gewohnheiten reduziert oder gänzlich beseitigt werden können: Auf welche Telefonkonferenzen können wir verzichten? Welche Aufgaben können delegiert werden? Wann müssen wir telefonisch nicht erreichbar sein? Die Antworten bilden dann die Not-to-do-Liste.
Welche Work-Life-Typen sind Ihre Mitarbeiter?
Eine „One-size-fits-all"-Lösung gibt es nicht. Der Lebensstil jedes Einzelnen ist entscheidend und bleibt meist auch nicht beständig. Die Führungsebene kann Rahmenbedingungen für den digitalen Arbeitsplatz schaffen, die eigentlichen Veränderungen können nur in kleinen Einheiten – also in Teams – geschaffen werden. Vorgesetzte sollten deshalb wissen, wie ihre Teammitglieder mit der Grenzziehung zwischen Beruflichem und Privatem umgehen: Möchte mein Kollege Privates und Berufliches lieber trennen, und stellt es für ihn eine Belastung dar, nach 18 Uhr einen geschäftlichen Anruf zu bekommen? Oder fühlt er sich sogar wohl, wenn beides ineinanderfließt, und hat kein Problem, noch spätabends E-Mails zu beantworten, wenn er dafür mittags eine Stunde joggen kann? Je näher der Teamkollege seinem Typ entsprechend arbeiten kann, umso gesünder und zufriedener ist er.
Autorin:
Diplompsychologin Ulla Ostendorf
Expertin für psychologische Gesundheitsförderung
pme Familienservice Gruppe, Berlin
Machen Sie den Test! Wie gehen Sie mit der Grenzziehung zwischen Beruf und Privatleben um?
Kommen Sie besser damit zurecht, Privates und Berufliches zu trennen (Separator)? Gehören Sie zu den Menschen, die sich wohlfühlen, wenn beides ineinanderfließt (Integrator)? Oder passen Sie Ihre Strategie je nach Bedarf an (Changer)?
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