Hybrides Arbeiten: „Der Wunsch danach ist groß“

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04.06.2021
Josephin Hartmann
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Mehr Home-Office, weniger Präsenz im Büro: Die DEVK Versicherungen haben den Sprung zum hybriden Arbeiten geschafft. Wie sie sich die Zusammenarbeit nach der Pandemie vorstellt, berichtet Yvonne Schmidt, Leiterin der Abteilung Personalservice der DEVK.

Laut des DEVK-Nachhaltigkeitsberichts 2020 hat das Versicherungsunternehmen die Pandemie sehr gut gemeistert. Trotz der veränderten Arbeitssituation konnte das Unternehmen beste Ergebnisse für 2020 erzielen. Ende April 2020 war der Sprung in den digitalisierten, standortunabhängigen Geschäftsbetrieb geschafft. In der Zentrale arbeiten seitdem 66 Prozent der Beschäftigten von zu Hause aus, in den Regionaldirektionen sind es 44 Prozent.

 

Wie haben Sie und Ihr Team vor der Pandemie zusammengearbeitet?

Meine 25 Mitarbeitenden und ich waren in der Regel vor Ort. Wir haben Themen persönlich besprochen und vieles „im Vorbeigehen“ geklärt. Einige aus dem Team hatten flexible Home-Office-Vereinbarungen, die es ermöglicht haben, an einzelnen Tagen – zum Bespiel für konzeptionelle Tätigkeiten – von zu Hause aus zu arbeiten. Aber in der Regel waren wir alle vor Ort in unserem Kölner Büro.

 

Wie arbeiten Sie aktuell im Team zusammen?

Aktuell arbeiten wir weitestgehend im Home-Office. Da wir in unserem Personalbereich noch nicht voll digitalisiert sind, müssen wir immer mal wieder ins Büro kommen, weil nicht alles von zu Hause aus möglich ist. Dafür sind wir in unterschiedliche Teams aufgeteilt, die wir sehr streng trennen. Es gibt also einige Kolleginnen und Kollegen, die sich nun seit Monaten nicht mehr persönlich gesehen haben.

 

Wie haben Sie die Umstellung ins Home-Office gemeistert?

Zu Beginn der Pandemie haben wir den überwiegenden Teil unserer bundesweit 3.434 Angestellten mit Hilfe von Token, Softphone und Headsets am heimischen Schreibtisch arbeitsfähig gemacht. Wir haben dann sehr schnell die Rückmeldungen bekommen, dass ein großer Wunsch besteht, auch künftig flexibel zu arbeiten. Daraufhin haben wir eine eigene Projektgruppe gegründet und Verhandlungen mit den Betriebsräten aufgenommen. Aktuell schließen unsere Mitarbeitenden ihre Vereinbarungen dazu ab, wie sie künftig arbeiten wollen. Dabei sind einzelne Home-Office-Tage, aber auch fast ausschließlich Home-Office möglich. Alle werden mit Notebooks und sonstigem nötigen Equipment ausgestattet und können Zuschüsse für Home-Office-Mobiliar erhalten. Dies ist ein logistischer und organisatorischer Kraftakt mit anspruchsvollen Verhandlungen, der ohne den tatkräftigen Einsatz der handelnden Personen nicht möglich wäre.

 

Was ist dabei die größte Herausforderung?

Wir haben gerade zu Beginn von Corona einen enormen Technikschub erlebt, unsere Mitarbeitenden innerhalb kürzester Zeit Home-Office-fähig gemacht und technische Grundlagen für die virtuelle Zusammenarbeit geschaffen. Die Formate sind also alle da. Was aber fehlt ist die persönliche Nähe. Natürlich treffen wir uns auch zum virtuellen Kaffee, arbeiten neue Leute mit Bildschirm-Spiegelungen ein und sind im Kontakt, aber die spontanen zufälligen Begegnungen auf unserer Rolltreppe oder am Kaffeeautomaten finden nicht statt. Das vermissen wir alle.

 

Jetzt sind viele im Home-Office. Wie stellen Sie sich die Zusammenarbeit nach der Pandemie vor?

Wir wollen die guten Dinge mitnehmen. Dazu gehört, dass wir auch künftig mobiles Arbeiten und Home-Office als feste Arbeitsformen anbieten und ein Großteil unserer Mitarbeitenden dies auch nutzen will. Wir freuen uns unheimlich darauf, wenn wir wieder Teambuildings oder Kennenlern-Veranstaltungen in Präsenz anbieten können, aber wir werden sicher einige Formate auch digital lassen. Es wird bestimmt künftig nicht mehr nötig sein, für eine inhaltliche Abstimmung Mitarbeitende aus ganz Deutschland einfliegen zu lassen. Im Grunde genommen wollen wir das Beste aus beiden Welten zusammenführen und langfristig in unserer Kultur implementieren. 

 

Was sind die größten Herausforderungen für Teams nach der Pandemie?

Wir werden uns alle austarieren müssen. Was genau behalten wir bei? Was haben wir die letzten Monate so hinnehmen müssen, können es uns aber für die Zukunft nicht vorstellen? Wo sind die Grenzen des Möglichen und des Gewünschten? Unter Umständen haben Unternehmen, Führungskräfte und Mitarbeitende da nicht in allen Punkten dieselbe Meinung.

 

Welche Führungskompetenzen werden in einer hybriden Arbeitswelt stärker benötigt?

Flexibilität und die Bereitschaft, Neues auszuprobieren und dabei auch ins Risiko zu gehen. Außerdem unbedingt fair und wirksam kommunizieren und Transparenz herstellen. Zudem ist es am Anfang sicherlich eine Umstellung, die alten Gewohnheiten wieder aufzubauen und die hybride Form zu etablieren. Dabei helfen uns die unterstützenden Angebote aus der Personalentwicklung und dem Gesundheitsmanagement.

 

Wie kann der Teamzusammenhalt in hybriden Zeiten gewährleistet werden?

Mit Empathie und Kreativität können Führungskräfte Ideen entwickeln, wie sie ihr Team erreichen und ein Zusammengehörigkeitsgefühl stärken. Dies kann z. B. durch einen virtuellen Raum passieren, in dem Themen abseits der Fachlichkeit Platz finden. Auch die gemeinsame „One-Minute-Meditation“ am Bildschirm oder der Feierabend-Drink vor dem Wochenende sind gut für die Stimmung. Und natürlich persönliche Gesten, wie kleine Überraschungspakete für die geplagten Home-Schooling-Eltern oder Unterstützungsangebote innerhalb der Belegschaft.

 

Auf den Punkt gebracht: „Das möchten wir beibehalten …“

Wir werden auch nach der Pandemie unsere flexiblen Arbeitsformen nutzen, vermehrt im Home-Office arbeiten und digitale Formate einsetzen, wo es sinnvoll ist.

 

„Das möchten wir ändern …“

Wir freuen uns darauf, uns endlich alle wieder persönlich zu sehen und Themen abseits der Fachlichkeit von Angesicht zu Angesicht besprechen zu können.


Yvonne Schmidt, Leiterin Abteilung Personalservice, Vergütungsmanagement und Betriebliches Gesundheitsmanagement bei den DEVK Versicherungen in Köln

 

 

 

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