pme baut um: „Das ganze Gebäude wird Arbeitsmittel“

Neue Arbeitsumgebung - pme Familienservice Blog

19.09.2017
Isabel Hempel
1940

Neues Raumkonzept: Unser Berliner Standort wird rundum neu gestaltet. Dabei geht es nicht nur darum, alt durch neu zu ersetzen, sondern eine neue Art des interdiziplinären Zusammenarbeitens zu etablieren. Der Veränderungsbegleiter Udo Maar erklärt im Interview, wie das gelingt:


Was war der Auslöser beim pme Familienservice in Berlin, seine klassische Büroraumstruktur in eine flexiblere umzugestalten, Herr Maar?

Udo Maar: In der Wahrnehmung der Mitarbeitenden gab es einfach zu wenig Platz. Einige Büros waren sehr stark frequentiert und somit unruhig und laut, andere wurden kaum genutzt, da sie auch in eine andere Abteilung gehörten. Die Aufgabe war für mich schnell klar: Wie können wir die existierenden Büroräume über Abteilungsgrenzen so nutzen, dass alle Mitarbeitenden bessere Voraussetzungen haben?

 

Das Ziel war also klar: bessere Bedingungen für alle. Wie genau gehen Sie vor, um am Ende ein tragfähiges Konzept in den Händen zu halten?

Udo Maar: Das kommt immer auf den Kunden an. Interessanterweise sind die Problematiken überall doch sehr ähnlich, aber der Lösungsweg ist jedes Mal ein anderer. Meistens wende ich eine Kombination aus verschiedenen Methoden an.

Im Fall von pme Familienservice habe ich zunächst Daten aus einer Utilisations-Studie und weiteren Online-Befragungen erhoben. Auf der Basis dieser Daten und Fakten gab es viele Gespräche mit den Führungskräften und Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen, um qualitative Informationen zu bekommen. Die qualitativen und quantitativen Daten in Kombination zeigten dann sehr gut auf, wo genau die Diskrepanzen entstehen und wo wir ansetzen mussten, um diese zu lösen.

 

"Der Umbau ändert die Art des Zusammenarbeitens."


Wie wichtig ist es, bei einer so großen Veränderung die Mitarbeiter an den Entscheidungen zu beteiligen?

Udo Maar: Die Mitarbeitenden in den Prozess einzubeziehen und an Entscheidungen zu beteiligen, war hier beim pme Familienservice ein sehr wichtiger Punkt. Vor allem auch deshalb, weil wir nicht nur architektonisch einiges verändern. Mit dem Umbau wird sich auch die ganze Art und Weise des Zusammenarbeitens ändern: weg von festen, hin zu flexibleren Arbeitsplätzen. Daher ist eine Einbindung der Mitarbeitenden geradezu unerlässlich.

 

Bei pme waren die Anforderungen an den Umbau sehr hoch. Entsprechend gab es viele Workshops, und die Konzeptionsphase dauerte ein Jahr. Ist das die Regel, oder sind wir besonders diskussionsfreudig?


Udo Maar: Das hat mit der Größe des Unternehmens zu tun. In großen Unternehmen gibt es meist ganz klare Entscheidungsrichtlinien und Entscheidungsträger. Das heißt, das Konzept wird auf der globalen Ebene entwickelt und auf der lokalen ausgerollt.

Das war hier anders, weil die Veränderungen nur den Standort Berlin – also ca. 80 Mitarbeitende – betreffen. Und so konnten wir das Konzept aus der Organisation heraus entwickeln, d. h. die Mitarbeitenden an der Entstehung beteiligen.

 

Wo sehen Sie die größte Hürde bei der Einführung eines solchen neuen Arbeitskonzeptes?

Udo Maar: Besitzstandwahrung! Vor allem im Sinne des Status. Und der Glaube, dass ich nur dann produktiv arbeiten kann, wenn ich meinen festen Schreibtisch habe. Die Angst vor Statusverlust war bei pme Familienservice weniger der Fall. Hier sorgte man sich vor allem darum, keinen freien Platz zu finden oder sehr lange danach täglich suchen zu müssen. Oder Kollegen nicht zu finden, mit denen man eng zusammenarbeitet.

Das sind alles Bedenken, die berechtigt sind und im Prozess ernst genommen werden müssen. Wichtig ist es dann, Mittel und Wege zu finden, diese Bedenken auszuräumen und den Mitarbeitenden zu zeigen, dass durch die Veränderung nicht nur etwas verloren geht, sondern vor allem auch etwas gewonnen wird.

 

„Feste Büros und Schreibtische haben ausgedient."


Das Umgestaltungskonzept ist nun eine Mischung aus Team-, Rückzugs- und Ankerräumen mit einem zentralen, großzügigen Space – dem Herz. Dort ist nicht nur die Kantine integriert, es stehen auch Rückzugsorte fürs Arbeiten und für Besprechungen in lockerer Atmosphäre zur Verfügung. Was sind aus Ihrer Sicht die Kernmerkmale dieser Lösung?

Udo Maar: Kernmerkmal ist für mich, dass jeder Mitarbeitende seinen Arbeitsplatz so vorfindet, wie er ihn genau in diesem Moment braucht. Der Schreibtisch alleine ist nicht mehr das Arbeitsmittel, sondern das ganze Bürogebäude wird durch diese Funktionsräume zum Arbeitsmittel. Gemeinschaft und Rückzug haben sonst in einem Raum stattgefunden. Dieses Problem haben wir mit den Funktionsräumen jetzt nicht mehr.

Wichtiges Thema bei pme Familienservice war übrigens: Wo kann ich ungestört telefonieren? Daraus ist die Idee der „Telefonzelle“ entstanden für spontane, störungsfreie Kurztelefonate – eine Idee, die die Mitarbeitenden selbst vorgeschlagen haben.

 

Was denken Sie: Ist der klassische Büroraum bald ein Relikt der Vergangenheit?

Udo Maar: Die klassischen Unternehmen mit festen Büros und Schreibtischen haben aus meiner Sicht ausgedient. Wir werden in Zukunft noch mobiler und flexibler arbeiten. Für viele Beschäftigte ist es heute schon möglich, von überall zu arbeiten. Zum Teil ist man nicht mal mehr zeitlich gebunden. Zum anderen bin ich davon überzeugt, dass der Gedanke der „Sharing Economy“ auch in der Arbeitswelt mehr und mehr Einzug halten wird. Wir teilen immer mehr unsere Ressourcen mit anderen Menschen: unsere Wohnungen, wenn wir im Urlaub sind, unsere Autos, unsere Musik. Die Idee „Ich habe einen festen Schreibtisch, der nur mir gehört“ wird sich immer mehr reduzieren – auch weil er nie alle Bedürfnisse erfüllen kann.


Udo Maar arbeitet als Workplace Consultant, Space Planner und Systemischer Business Coach www.udomaar.de. Unterstützt von unseren pme-internen Projektmanagerinnen Carla Hees und Carola Bach hat er ein Konzept für die Umgestaltung des Berliner Standorts entworfen, das zur Zeit umgesetzt wird. Er begleitet den Change-Prozess weiter, um die neuen Arbeitsweisen zu etablieren.

Im Januar 2018 werden wir unsere Kunden und alle Interessierten einladen, unsere neue Arbeitsumgebung in der Flottwellstraße in Berlin kennenzulernen. Einladung folgt!