Unsere Arbeitsumgebung und unser Arbeitskontext ändern sich rapide. Wir arbeiten immer häufiger zeitlich flexibel und an verschiedenen Orten, im Büro, zu Hause, im Café oder unterwegs. Laptops, Smartphones und Tablets ermöglichen in Kombination mit cloud- oder remotebasierten Softwarelösungen ein zeitlich und räumlich autonomes Arbeiten. Aber wie selbstbestimmt und flexibel arbeiten wir wirklich? Und wie wirkt sich unsere Arbeitsumgebung auf unsere Motivation und unsere Leistungsfähigkeit aus?

Der Steelcase Report „Engagement and the Global Workplace“ (2016) zeigt den globalen Zusammenhang zwischen der Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung und der individuellen Motivation von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Vereinfacht lässt sich sagen: Je höher die Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung, desto höher ist auch das Engagement der Beschäftigten.

Die 13 Prozent der Studienteilnehmer mit den höchsten Engagementwerten waren auch am zufriedensten mit ihrer Arbeitsumgebung. Gleichzeitig zeigt mehr als ein Drittel der Studienteilnehmer ein eher geringes Engagement für die Arbeit. Dies scheint auch mit einer geringen Zufriedenheit mit dem Arbeitsumfeld zusammenzuhängen.
 

Zufriedenheit mit der Arbeitsumgebung wirkt positiv auf das berufliche Engagement

Quelle: Steelcase Global Report (2016)
 
Eine Untersuchung (2014) des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) kommt zu ähnlichen Ergebnissen. Eine höhere Zufriedenheit mit der Büroumgebung korreliert positiv mit dem persönlichen Wohlbefinden, der Motivation, dem Commitment und der Performance.

Konzentriertes Arbeiten muss möglich sein

Blickt man auf die Faktoren, die einen positiven Einfluss auf die Zufriedenheit im Büro haben, wird deutlich, dass neben der Möblierung und der Akustik vor allem auch die Verfügbarkeit von Räumen für konzentriertes Arbeiten und vielfältige Besprechungsumgebungen von Bedeutung sind. Negativ für die Zufriedenheit – und somit auch die Leistungsfähigkeit – sind hingegen eine hohe Arbeitsplatzdichte, häufige Unterbrechungen durch Kolleginnen oder Kollegen und fehlende Rückzugsmöglichkeiten.

Einflussfaktoren auf die Zufriedenheit mit der Büroumgebung

 
Ein Blick in die Realität der Büroumgebungen in Deutschland zeigt: Hierzulande arbeitet der Großteil aller Beschäftigten (75 Prozent) in abgetrennten Einzel- oder Mehrpersonenbüros. Weniger als zwanzig Prozent der Mitarbeiter sind in Großraumbüros (mit festem Platz) tätig. Nur jeder zehnte Beschäftigte arbeitet hochflexibel und ohne festen Arbeitsplatz.

In welcher Büroform arbeiten Beschäftigte in Deutschland und weltweit?

Im Vergleich zum globalen Durchschnitt arbeiten in Deutschland weit mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an festen Arbeitsplätzen in abgetrennten Büroräumen. Dies erklärt auch, warum in Deutschland gut zwei Drittel der Büroangestellten angeben, mit Ihrer Büroumgebung zufrieden zu sein (IAO, 2014; Steelcase Report, 2016).

Denn dank abgetrennten Büroräumen und einer relativ geringen Arbeitsplatzdichte ergeben sich weniger Störungen am Arbeitsplatz. Gleichzeitig ergeben sich mehr Möglichkeiten für Rückzug und konzentriertes Arbeiten (Eurofound, 2017).

Allerdings ist ein hoher Anteil an dezidierten abgetrennten Büros nicht nur von Vorteil, gerade im Kontext zunehmend agiler Arbeitsprozesse. Denn in vielen Arbeitsbereichen ist die Arbeit in regelmäßig wechselnden Projektteams schon heute gang und gäbe. Gleichzeitig wird der interdisziplinäre Austausch über Team- und Abteilungsgrenzen hinweg immer wichtiger für die Entwicklung neuer Produkte oder die Lösung komplexer Probleme.

Innovative Bürokonzepte zeichnen sich dadurch aus, dass sie moderne Arbeitsweisen reflektieren und die ideale Umgebung bieten, typische Tätigkeiten im digitalen Zeitalter mit entsprechender Technik auszuführen. Zudem sollten moderne Büroumgebungen so gestaltet sein, dass diese den regelmäßigen Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg fördern und zur Agilität jedes einzelnen Mitarbeiters beitragen.

Wichtig: Gesamtkonzept, Partizipation und Autonomie
 

Es gibt keine Standardantwort auf die Frage, wie man die Büroumgebung in seinem Unternehmen für die Arbeit in einer zunehmend digitalen Zukunft fit machen kann. Drei Faktoren scheinen aber von elementarer Bedeutung:

Es bedarf eines Gesamtkonzepts, welches die Anforderungen und Ziele einer Neugestaltung klar definiert und mit den finanziellen und räumlichen Möglichkeiten des Standorts abgleicht. Mit kosmetischen Maßnahmen, wie dem Austausch einiger Möbel oder Computer, ist es also nicht getan.

Eine Umgestaltung der Räumlichkeiten kann nur erfolgreich sein, wenn die Beschäftigten bei der Planung und Implementierung aktiv eingebunden werden. Denn ohne diese Partizipation besteht nicht nur das Risiko, dass an den Bedarfen „vorbeigeplant“ wird. Sondern es ist auch sehr wahrscheinlich, dass die Akzeptanz für die Veränderungen nicht oder nur bei Teilen der Belegschaft vorhanden ist.

Neben einer guten Planung und der aktiven Partizipation der Beschäftigten hängt viel auch vom Grad der Selbstbestimmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Zahlreiche Studien belegen einen starken Zusammenhang zwischen der Autonomie, selbst über Arbeitszeit und Arbeitsort entscheiden zu können, und der Zufriedenheit mit dem eigenen Arbeitsverhältnis (siehe Eurofound, 2017).

Der Global Steelcase Report (2016:43) gibt eine Reihe von Ratschlägen, die für die Planung zeitgemäßer Büroumgebungen von Bedeutung sind:

Gestalten Sie eine Umgebung für ganzheitliches Wohlbefinden

• körperlich: Schaffen Sie Anreize für regelmäßige Bewegung während des Arbeitstags und achten Sie auf ergonomische Möblierung.
• geistig: Bieten Sie flexible Möglichkeiten, damit einzelne Mitarbeiter oder Teams konzentriert und ungestört arbeiten können.
• emotional: Schaffen Sie Orte für soziales Miteinander und Erholung.

Dr. Daniel Erler

ist Leiter der Unternehmenskommunikation der pme Familienservice Gruppe und war lange Jahre auch für die Leitung der IT-Abteilung verantwortlich. Als strategischer Berater begleitet Dr. Erler aktiv den digitalen Umbau des Unternehmens.

Quellen:
Steelcase Global Report (2016), „Engagement and the Global Workplace“.
Euorfound and the International Labour Office (2017), "Working anytime, any-where: the effects on the world of work".
Bauer, W. (2014), „Die Rolle der Arbeitsumgebung in einer hyperflexiblen Ar-beitswelt“, Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation, Stuttgart